De HALO Trust-casestudy
De ongekende en turbulente aard van COVID-19 veroorzaakte een enorme verstoring van de reisindustrie, wat er op zijn beurt toe leidde dat bedrijven hun reisplannen in de wacht zetten of volledig veranderden. De HALO Trust was echter vastbesloten om gedurende deze tijd te blijven reizen en hun belangrijke werk voort te zetten om landen te helpen herstellen na een conflict. Diversity Travel was er om de organisatie daarbij te helpen.
Hoe heeft Diversity Travel The HALO Trust ondersteund?
Doorlopende ondersteuning
Met gesloten grenzen en reisbeperkingen die dagelijks veranderen, profiteerde The HALO Trust van het interne Visa-team van Diversity Travel. Dit gespecialiseerde team was in staat om de beperkingen te ontcijferen en relevante documenten of adviezen uit te geven, afhankelijk van de omstandigheden. In veel gevallen resulteerde dit in complex gerouteerde reizen om ervoor te zorgen dat reizigers niet werden geweigerd om in te stappen of erger nog, teruggestuurd in vliegtuigen naar hun vertrekpunt.
de capaciteit van de lijnluchtvaartmaatschappij afnam, was het duidelijk dat er alternatieve transportoplossingen beschikbaar moesten zijn voor The HALO Trust. Als een toegewijde humanitaire reisspecialist kon Diversity Travel toegang krijgen tot vluchten van het Wereldvoedselprogramma dankzij jarenlange samenwerking met liefdadigheidsinstellingen over de hele wereld. Dit stelde ons in staat om vitale verbindingen tussen Afrika en het Midden-Oosten te onderhouden en betekende dat missies konden doorgaan, zelfs tijdens de pandemie.
Uitzonderlijk teamwork
Zoals te verwachten is met zo'n veranderlijke situatie, was het navigeren door reizen niet altijd eenvoudig. Zowel Diversity Travel als de reizigers van The HALO Trust werden geconfronteerd met meer dan een paar hobbels op de weg, dus teamwork tussen alle partijen was essentieel.
Voor twee leden van het Diversity Travel-team betekende hun constante samenwerking dat ze reizigers konden helpen hun eindbestemming te bereiken. Leanne Roberts, Operations Team Manager, en Dan Hall, Visa Team Manager, werkten onvermoeibaar samen om ervoor te zorgen dat the HALO Trust-reizigers konden komen waar ze moesten zijn.
Een lastige situatie...
De uitdaging
-
Een aantal reizigers afkomstig van verschillende luchthavens ondervonden incheckproblemen bij het bereiken van hun bestemming, Cambodja. Het personeel van de luchtvaartmaatschappij nam de COVID-19-beperkingen anders waar, waardoor een deel van de reizigers niet aan boord kon gaan
-
De complexiteit van dit scenario was immens. In sommige gevallen zou het organiseren van vier aansluitende vluchten nodig zijn om in Cambodja te komen. Elke aansluitende vlucht moest overeenkomen – nog moeilijker gemaakt door de frequentie van vliegtuigen in die tijd
-
Visa moesten op zeer korte termijn worden gesorteerd om ervoor te zorgen dat reizigers naar elk aansluitende land konden vliege
-
De regels en beperkingen van het land veranderden voortdurend – soms op dagelijkse, zelfs uurbasisDe rol van Leanne en Dan
-
Waar mogelijk sprak Leanne met het personeel van de luchtvaartmaatschappij om te proberen elke reiziger aan boord te krijgen. Als dit niet mogelijk was, zocht ze naar eventuele denkbare alternatieven die de reiziger naar de eindbestemming konden brengen.
-
Leanne bleef in contact met reizigers, rekening houdend met de verschillende tijdzones van elk en hen ondersteunen bij elke stap van de weg
-
Ondertussen zou Dan de haalbaarheid van alternatieve routes controleren in overeenstemming met steeds veranderende beperkingen en voorschriften
-
Toen visa op het laatste moment nodig waren, maakte Dan gebruik van de sterke werkrelatie die hij en het Visa-team hebben opgebouwd met verschillende ambassades in Londen om deze snel te laten uitgeven.
Het resultaat
Uiteindelijk bereikten alle reizigers veilig hun eindbestemming. Het teamwork tussen het Operations-team en het Visa-team maakte dit allemaal mogelijk, samen met de bereidheid van The Halo Trust om hun vertrouwen in Diversity Travel te stellen en een open communicatielijn te onderhouden.
Conclusie
Ondanks alle complexiteiten die gepaard gingen met de pandemie, was Diversity Travel in staat om The HALO Trust te helpen blijven reizen en hun vitale werk voort te zetten op vaak moeilijk bereikbare locaties.
De uitgebreide probleemoplossing en communicatie van het team, zowel tussen afdelingen als met de klant, verlichtte een deel van de stress voor reizigers en hielp hen om hun gewenste bestemmingen te bereiken.
Het spreekt voor zich dat deze omstandigheden de relatie tussen cliënt en TMC alleen maar hebben versterkt. De HALO Trust is bereid geweest om het risico te nemen om hun werk in het buitenland gedurende deze tijd voort te zetten, vechtend tegen beperkingen en voorschriften om gemeenschappen in nood te helpen. En dat is precies wat ze deden. Het is een goed voorbeeld van wat kan worden bereikt in het licht van ongekende omstandigheden.